Logiciels bureautiques et collaboratifs pour le club

De nos jours, le numérique devient un outil indispensable pour les associations

Ici nous vous donnons quelques conseils et recommandations d’outils et d’infrastructures numériques pour moderniser votre association et rendre sa gestion courante efficace …

1) Le nom de domaine

Vous n’y couperez pas : votre nom de domaine sera la partie centrale de votre communication.

Un nom de domaine est comme un numéro de téléphone pour le web : très souvent, il s’agit du nom de votre association suivi d’une extension en “point quelque chose”. Exemple : “associationduquartier.fr”, ou encore “monentreprise.fr”.

Un nom de domaine se décompose en deux parties : l’une avec du texte personnalisable (sous réserve de disponibilité), et l’autre avec une extension, c’est-à-dire, un “.fr”, “.com”, “.net”, “.org”, “.eu”, etc …
Mais la liste des extensions ne se limite pas à ces quelques exemples … En réalité, il en existe des dizaines et des dizaines : “.shop”, “.io”, “.me”, “.tech.”, “.link”, “.store”, et bien plus encore …

En revanche, et pour des raisons de praticité, il vaut mieux privilégier une extension courante et connue ; celles insolites ne pouvant être assimilées par tous …

Quels usages ?

• Principalement, votre nom de domaine sera la vitrine de votre organisation sur le web, notamment avec un site web.

• Il peut aussi être utilisé dans une infrastructure de messagerie propre à l’association, et/ou collaborative : c’est ce qui vous permettra de créer des adresses e-mails type “contact”, ou encore nominatives aux membres de votre organisation. Exemple Président@monassocation.fr ou contact@clubmachin.fr

Quel prix ?

Tout dépend de l’extension de vous souhaitez lui donner.
En moyenne et pour une extension en “.fr”, “.com”, “.net” etc, comptez un modeste budget entre 5€ et 20€/ an.
En revanche, les autres extensions plus “fun” peuvent avoir un prix plus élevé (30€, 40€, 50€ ou plus par an).

Où se le procurer ?

La plupart des noms de domaines s’achètent à l’année auprès d’”opérateurs” du numérique.

Le plus simple est de commander le vôtre chez OVHCloud : le processus de commande et d’attribution est généralement rapide, et la gestion de ces derniers est simplifiée, maniable et compréhensible par tous …

D’autres opérateurs proposent l’achat de noms de domaine comme Gandi, IONOS, AMEN, Cloudflare, et bien plus encore …

À vous de choisir !

2) Des environnements numériques de travail gratuitement / Bureautique et collaboration

Les yeux fermés, nous vous recommandons vivement d’attribuer au moins un environnement numérique de travail à votre structure.
Il s’agit d’une plateforme dédiée à votre organisation, vous permettant de travailler et de communiquer en interne et externe

Ci-après, nous allons vous recommander les offres de Office 365 et de Google Workspace, généralement utilisées comme systèmes de collaborations par les entreprises (qu’elles soient très grandes ou petites).
Vous direz : “Ça va nous coûter cher …”. Nous répondons : non, rien du tout ! Parce que ces deux entreprises (Google et Microsoft) offrent, gracieusement, certains de leurs services aux associations dans le monde entier …

Office 365 for non profit :

Avec cet abonnement dédié aux associations, Microsoft offre 10 licences “Office 365 Business Premium” aux associations françaises en loi 1901.

Autrement dit, vous pourrez télécharger des outils de bureau classiques (et légalement …) sur 5 appareils / compte utilisateur comme Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive (avec 1 To / utilisateur) etc …
Mais ce n’est pas tout, en tant qu’association, vous bénéficierez d’une infrastructure de collaboration digne d’une entreprise incluant Teams (appels, visioconférences et webinaires, enregistrement et transcription en texte compris), mais aussi SharePoint (partage de documents en interne), ou encore Exchange : un serveur de messagerie auquel vous pourrez y rattacher votre nom de domaine pour émettre et recevoir des e-mails, tant en interne (avec vos collaborateurs) qu’en externe (avec vos contacts).

D’autres applications et fonctionnalités sont offertes dans ce même cadre, mais sont trop nombreuses et pas très essentielles pour être listées ici …

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Google Workspace for non profit :

Pour résumer simplement, c’est une alternative (cumulable ou non selon vos envies …) à Microsoft.
La différence par rapport à son concurrent ? Le nombre d’utilisateurs qui passe de 10 à … 2000 …

En bénéficiant de l’offre Google Workspace for non profit, votre organisation bénéficiera principalement d’un système de messagerie entre vos collaborateurs et contacts (auquel, là-aussi, vous pourrez y rattacher votre nom de domaine …) ; mais aussi d’autres outils collaboratifs comme 100 To de stockage (à partager et répartir entre vos utilisateurs), Google Drive (incluant Docs, Sheets, Slides …), Google Meet (pour organiser des visioconférences accueillant jusqu’à 150 participants durant 24 heures), et toutes les autres applications classiques qui lui sont associées, avec une touche “pro” …

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3) La création de visuels (Canva)

Autre point incontournable pour une association : la conception de visuels, c’est-à-dire, de flyers, d’affiches, illustrations de réseaux sociaux, etc …

Vous devriez sans doute connaître la plateforme Canva, réputée pour être facile à manipuler et accessible à tous avec sa version gratuite …

On va aller plus loin : tout comme Google et Microsoft, Canva offre sa version professionnelle aux associations françaises en loi 1901.
De ce fait, sont débloqués plusieurs items (illustrations, photos, vidéos, musiques, etc …) accessibles uniquement avec une offre “pro”.

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